WordBrief©

Hilfe

Hilfe und Bedienung

Vor der ersten Verwendung

Zur korrekten Funktionalität von WordBrief© muss eine speziell vorbereitete Dokumentvorlage (*.dotx) erstellt bzw. verwendet werden. Standardmäßig wird die im Lieferumfang enthaltene Beispielvorlage „WordBrief 365 Dokumentvorlage.dotx“ exemplarisch vorkonfiguriert.
Auf Basis der gewählten Word-Dokumentvorlage wird ein Dokument von WordBrief© erstellt. In der Vorlage müssen zur Brieferstellung bestimmte Textmarken verpflichtend vorhanden sein. Diese Textmarken werden von WordBrief© automatisiert angesprungen und mit den betreffenden Daten befüllt:

   - Adresse
   - Anrede
   - Betreff
   - Datum
   - Text

Die zum Lieferumfang gehörenden Beispielvorlagen können auch nach eigener individueller Anpassung weiterverwendet werden. Der Dateiname einer Vorlage kann auch beliebig umbenannt werden. Sie finden diese im Unterverzeichnis "WordBrief 365" Ihres Benutzervorlagen-Verzeichnis von Word (beim ersten Start von Word mit WordBrief© werden die Beispielvorlagen in das Verzeichnis extrahiert).

WICHTIG: Die Beispielvorlagen beinhalten eine Form/Shape (Textfeld), in welches Text für die Adresse automatisiert eingetragen wird und in der sich die Textmarke Adresse befindet. Dieses Textfeld darf nicht entfernt werden und es muss den Namen „Adressfeld“ haben. Andernfalls tritt ein Fehler auf und WordBrief© funktioniert nicht wie erwartet. Behalten Sie dieses Textfeld bei, wenn Sie die Beispielvorlage anpassen und verwenden wollen. Andernfalls müssten Sie einem neuen Textfeld nach dem Einfügen den Namen „Adressfeld“ manuell zuweisen und die Textmarke Adresse darin festlegen.

Bei Verwendung einer neuen Dokumentvorlage: Fügen Sie nur ein Textfeld ein und benennen es dann über den Visual Basic Editor von Microsoft® Word um (erreichbar über die Tastenkombination [ALT]+[F11]), bevor ggf. weitere Textfelder in die Vorlage eingefügt werden. Über das Direktfenster (Menü Ansicht) und folgender Eingabe darin, kann der benötigte Name „Adressfeld“ definiert werden:

Word.ActiveDocument.Shapes(1).Name = "Adressfeld"

Bestätigen Sie diese Eingabe mit der Eingabetaste.

Bedienung

Nach erfolgreicher Installation von WordBrief© finden Sie das Menüband (Ribbon) "WordBrief“
in Word. Dieses Ribbon enthält die Schaltflächen Optionen, Hilfe, Info sowie WordBrief, welche einen Aufgabenbereich (Taskpane) in Word ein- oder ausblendet.

Dieser Aufgabenbereich stellt die zentralen Kernfunktionen von WordBrief© zur Verfügung:

Taskpane

Die Bedienung von WordBrief© ist kinderleicht. Im oben abgebildeten Formular des Aufgabenbereiches geben Sie entweder manuell die gewünschten Daten ein oder Sie klicken auf „Outlook Kontakt wählen“ und selektieren dann einen Ihrer Kontakte aus Microsoft® Outlook®. Letztere Funktionalität ist nur gegeben, wenn auch eine Version von Microsoft® Outlook® installiert und ein Profil eingerichtet ist.

Über die Auswahl der Dokumentvorlage können Sie abweichend von der Standardvorlage für WordBrief© auch eine andere, alternative Vorlage zur Erstellung eines Briefes wählen. Die hier zuletzt verwendete Vorlage wird zukünftig als Standard verwendet und im Formular vorbelegt.

Hinweis: Die verwendeten Informationen für den Empfänger müssen zur Verwendung einer korrekten Briefadresse bestimmte Pflichtfelder enthalten. Ohne Nachname, Straße, PLZ und Ort kann kein Brief adressiert werden. Sollte eine notwendige Information fehlen, wird Sie WordBrief© darauf hinweisen. Ebenso erhalten Sie eine Meldung, wenn Sie es versäumt haben sollten ein leeres Dokument zu erstellen, in das die Informationen eingefügt werden können. Bitte beachten Sie auch, dass Informationen im aktuellen Dokument mit einem Klick auf "Dokument erstellen" immer überschrieben werden.

Wollen Sie mit der Eingabe neuer Daten beginnen, klicken Sie "Formular zurücksetzten" und das Formular wird auf den Standard zurückgesetzt.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Dokument erstellen“ wird dann automatisch die im Vorfeld gewählte Dokumentvorlage in das aktuelle Dokument eingefügt und mit den gewählten Informationen befüllt. Sie können dann direkt anfangen Ihren Text zu schreiben.

Einstellungen

Einstellungen

Den oben gezeigten Dialog erreichen Sie über das Menüband (Ribbon) von WordBrief© und einem Klick auf die Schaltfläche Einstellungen. Die folgenden Einstellungen können vorbelegt werden:

Standard-Anrede gibt vor, welche Anrede für die Erstellung von Briefen standardmäßig verwendet werden soll. Standard-Land und Standard-Kontaktauswahl erklären sich damit ebenso. Die vorgenommenen Einstellungen spiegeln sich dann im Aufgabenbereich von WordBrief© wieder.

Mit den Benutzeroberflächenoptionen stellen Sie ein, ob der Aufgabenbereich von WordBrief© in Word links oder rechts dargestellt werden soll.

In der Einstellung der Hilfeoptionen können Sie festlegen, ob online auf Hilfe-, Lizenz und Spenden-Informationen zugegriffen werden soll oder offline.

Hinweis: Standardmäßig erstellt WordBrief© bei der ersten Verwendung einen Unterordner "WordBrief 365" im Word Benutzervorlagen-Verzeichnis. Alle in diesen Ordner abgelegten Vorlagen verlangen die gleichen Voraussetzungen, wie die Standardvorlage selbst (siehe "Vor der ersten Verwendung").


Aktuelle Probleme

Aktuell gibt es keine gemeldeten Probleme.

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Lizenz

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